Plan de Empresa

Principal ] Sobre Nosotros ] Servicios ] Enlaces ] Herramientas ] Area Privada ] Contactar ]

Guía de Redacción

Introducción

¿Qué es un Plan de Empresa?

El Plan de Empresa es un documento donde el emprendedor detalla información relacionada con su empresa. Este documento puede adoptar distintas formas. Los hay extensos y detallados. Los hay concisos y breves. De hecho, no existe ningún modelo concreto de Plan de Empresa. Cada emprendedor debería crear su propio plan, no sólo en el sentido de poner por escrito sus propias ideas, sino incluso en decidir que forma va a tener.

Hasta hace unos pocos años el Plan de Empresa se consideraba la herramienta fundamental para tener éxito al crear una empresa. Desde hace poco tiempo se ha empezado a cuestionar la utilidad del Plan de Empresa a la hora de poner en marcha un negocio. Además, los estudios realizados sobre experiencias reales en la utilización del Plan de Empresa no han llegado a ninguna conclusión definitiva. Un plan muy bien acabado no garantiza el éxito de la empresa; aunque lo contrario tampoco es cierto.

¿Para qué sirve un Plan de Empresa?

Es evidente que la redacción de un Plan de Empresa debe tener alguna utilidad. Un emprendedor poniendo en marcha su proyecto es una persona cuyo tiempo no debe desaprovecharse en esfuerzos inútiles de ninguna clase. El Plan de Empresa debe aportar algo al emprendedor, o si no, mejor no gastar ni una hora en él. Además, redactar un Plan de Empresa lleva muchas horas de trabajo, incluso meses. Estas horas deben entenderse como una de las primeras y más importantes inversiones en la nueva empresa. De hecho la empresa "empieza" en el momento que se ponen por escrito las ideas del emprendedor.

bulletUtilidad

El Plan de Empresa es una herramienta de diseño. Esto significa que a través del Plan de Empresa el emprendedor va dando "forma mental" a su empresa antes de darle "forma real". En lugar de tener todo en mente, los detalles, las ideas y los números empiezan a tomar forma en un documento escrito. En el Plan se pueden hacer supuestos, simulaciones, etc. que en la realidad serían bastante "caros" de comprobar. Es mucho más barato equivocarse en el Plan de Empresa que equivocarse en la realidad. Más cuando la mayoría de los emprendedores sólo disponen de los recursos necesarios para una sola puesta en marcha. Hay que intentar, pues, asegurar al máximo el éxito de la apuesta.

El Plan de Empresa es una herramienta de reflexión. Cuando ya se ha empezado a desarrollar el proyecto, incluso en las primeras semanas, la realidad se presenta con toda su crudeza. Surgen sorpresas que no habíamos previsto, se descubren aspectos del negocio que no conocíamos, y así un largo etc. Disponer de un Plan de Empresa ayuda, mucho, a reflexionar sobre el impacto de estas novedades en el negocio.

Dado que en el Plan se expresan las previsiones de como debe evolucionar el negocio, a los pocos meses podremos ver como varía la realidad sobre lo previsto, analizar las posibles causas y, si conviene, tomar las decisiones oportunas. Además, ya antes de emprender la aventura, el promotor del proyecto habrá tenido que justificar con bastante detalle de dónde van a salir esos millones en ventas, en qué se van a gastar el presupuesto disponible, y sobre todo, por qué va a ser rentable la empresa.

El Plan de Empresa es una herramienta de comunicación. No todos los emprendedores empiezan solos. Por las razones que sea, muchos emprendedores empiezan su proyecto con otros socios. Los psicólogos hace mucho tiempo que han descubierto que varias personas pueden estar hablando horas, alrededor de una mesa, sobre un mismo proyecto y acabar entendiendo cada una de ellas una cosa distinta. El Plan de Empresa sirve para poner por escrito, se supone que claramente, los distintos aspectos del negocio y discutirlos de una forma objetiva y despersonalizada. También es muy útil para poner sobre la mesa temas difíciles de abordar directamente, p.e. quién asume qué responsabilidades, cuánto va a cobrar cada uno, etc. El Plan de Empresa puede representar incluso el compromiso que adquiere cada socio respecto a los demás. Evidentemente, que cada uno de los socios se tome en serio o no lo discutido es otro tema muy distinto.

El Plan de Empresa es una herramienta de marketing. Como sucede muchas veces el emprendedor no dispone de todos los recursos necesarios para empezar su aventura; debe buscar financiación externa o ayudas públicas o privadas. En la mayoría de los casos, el Plan de Empresa es lo único que va a poder mostrar a los inversores externos. Incluso si se dispone de un prototipo de ese fantástico producto que se piensa comercializar, los inversores profesionales va a pedir más información sobre el negocio. De hecho tendrán mucha curiosidad por ver como los promotores van a resolver, precisamente, todos los aspectos del negocio no relacionados con el producto (es decir: marketing, financiación, etc.).

Un Plan de Empresa coherente y serio demuestra que el emprendedor se toma el asunto en serio y que esta capacitado para llevar adelante el proyecto. También demuestra que el equipo fundador está equilibrado y controla todos los aspectos fundamentales de la empresa.

¿Cómo redactar un Plan de Empresa?

bulletTécnica

El Plan de Empresa es, principalmente, un documento escrito. Los procesadores de texto y las hojas de cálculo son ya herramientas sine qua non. Si bien se podrían imaginar otros formatos distintos al documento escrito para un Plan de Empresa lo mejor es concentrarse inicialmente en el contenido del Plan de Empresa más que en la forma. El Plan de Empresa va dirigido, principalmente, al propio emprendedor. Un simple documento con un formato tan sencillo como el de este mismo texto que está ahora leyendo puede ser útil. Cuando llegue el momento de presentar el proyecto a terceros ya se buscarán maneras de hacerlo más creíble y atractivo.

Como hemos dicho, una de las utilidades que a veces tiene el Plan de Empresa es ser mostrado a terceros. Cuando esto sea necesario, puede ser entonces conveniente ayudarse de maquetas, productos prototipo, presentaciones multimedia, videos, etc. Sin embargo no hay que caer en el error de tratar desde el primer momento de "entregar un buen trabajo con una presentación impecable". El Plan de Empresa debe ser una documento de uso interno. Luego se puede adaptar para presentarlo a terceros.

También existen programas en el mercado para ayudar a la redacción de planes de empresa. Sin embargo, estos programas no pueden suplir la creatividad y el criterio del emprendedor. Pueden resultar útiles para obtener una buena presentación pero no van a resolver ninguna de las preguntas que debe responder el emprendedor a lo largo del complejo proceso de reflexión que impone la redacción del Plan de Empresa.

A pesar de que los modelos de Plan de Empresa suelen establecer un orden o índice de los aspectos del negocio a tratar, esto de no debe tomarse como una indicación del orden de redacción. Si se usa un programa para redactar un plan no hay que caer en la trampa de rellenar todos los apartados. Sólo el criterio del propio emprendedor podrá determinar qué partes son secundarias y cuáles pueden omitirse. A modo de ejemplo, el Plan de Marketing suele presentarse antes del Plan Financiero. Sin embargo, en la práctica es más práctico desarrollar primero un presupuesto de gastos mínimo sin el cual la empresa no puede existir, a continuación preparar una previsión de ventas -teniendo en cuenta que como mínimo hay que cubrir esos costes- y luego volver a analizar que nuevos costes implica realizar esas ventas, con lo que habrá que retocar al alza la previsión de ventas, y así sucesivamente. El Plan de Empresa debe crecer poco a poco y simultáneamente en todos los aspectos del negocio. No se puede pretender hacer un excelente Plan de Marketing para luego empezar a hacer un Plan de Producción completamente independiente.

bulletContenido

El Plan de Empresa debe contener toda la información necesaria para intentar garantizar un desarrollo correcto y completo del negocio. Los estudiosos del tema han llegado más o menos a un consenso sobre que aspectos del negocio deben discutirse en el plan.

La mayoría de los modelos de plan tienen estas secciones:

  1. Resumen del Proyecto
  2. Presentación de los Promotores
  3. Análisis de la Idea de Negocio
  4. Plan de Marketing
  5. Plan de Producción
  6. Plan Económico-Financiero
  7. Plan de Organización
  8. Plan de Puesta en Marcha
  9. Plan de Contingencia

Como ya hemos indicado, existirán proyectos en los que sea necesario incluir otras secciones o en las que no sean necesarios todos los apartados anteriores. Así, por ejemplo, si el emprendedor no tiene intención de mostrar a nadie su Plan de Empresa, no tiene ningún sentido el Resumen Inicial ni mucho menos la Presentación de los Promotores. Estos son capítulos destinados a terceros.

Un plan equilibrado en todos estos apartados es una prueba de que el emprendedor ha trabajado todos los aspectos fundamentales de la empresa. Si el plan presenta algún desequilibrio en algún punto es muy probable que más tarde la empresa se resienta precisamente en ese tema. Hay que hacer un esfuerzo en abordar sistemáticamente todos y cada uno de los capítulos del plan y, sobretodo, mantener una coherencia y una visión general común entre todos ellos.

Finalmente, para mantener el Plan de Empresa en un tamaño razonable, puede convenir redactar en documentos aparte algunos aspectos del plan. Así, si bien el Plan de Empresa ha de describir los productos y como se van a fabricar, puede ser práctico pasar la gran mayoría de los detalles técnicos a otro documento específico que describa todo esto con mayor detalle. En el plan bastaría con una descripción general para no expertos y las técnicas concretas y detalladas se describirían en el otro documento.

bulletRevisión

El error principal cometido por muchos emprendedores en relación al Plan de Empresa es darlo en algún momento por terminado. Una vez la empresa ya está en marcha y parece que empieza a funcionar, el emprendedor ya no tiene tiempo para "dedicarse a poner por escrito sus planes". Ya lo hizo una vez al crear la empresa. Ahora lo que tiene es un negocio funcionando y no hay tiempo que perder. A veces, sencillamente, no encuentra de verdad horas para revisar el plan. ¿Pero, invertiría Vd. dinero en un negocio en el que el promotor no tiene ni tiempo para reflexionar sobre cómo se están haciendo las cosas y sobre cuál será el futuro de la empresa? Pues eso es lo que hace un emprendedor en esa situación. Cada día cuando se levanta y va a su empresa a trabajar, está de hecho invirtiendo en ese tipo de negocio.

Es evidente que si el Plan de Empresa debe servir para control del negocio, en el sentido de comprobar si la realidad se acerca o se desvía de lo previsto, el emprendedor debe encontrar tiempo para revisarlo y analizar las causas de las desviaciones -las habrá, y si no, algo extraño está pasando-.

En otras ocasiones, el emprendedor satisfecho por su trabajo, con la empresa en marcha, decide ampliar el negocio o lanzar un nuevo producto, o cualquier otra maniobra de expansión y, curiosamente, ni se le pasa por la cabeza analizar este cambio desde la perspectiva de crear un nuevo "negocio dentro del negocio". Como la empresa da dinero y ya hay una estructura montada será fácil fabricar y vender este nuevo producto. Pero, ¿quiénes serán los clientes de ese producto?, ¿cómo se va a fabricar?, ¿de dónde saldrá el dinero y con que límite?, ¿cómo va a afectar a la imagen de la empresa?, etc. ¿No suena esto al análisis que se realiza en un Plan de Empresa?.

De hecho, en las grandes empresas -y no tan grandes- cuando se abre una nueva línea o se entra en un nuevo negocio se realiza un análisis de este tipo, aunque se le suele llamar Plan de Negocio, pues no se va a crear una nueva empresa.

Al igual que al tratar sobre los apartados del Plan de Empresa, las veces en que debe revisarse un plan dependen mucho del negocio y del propio emprendedor. Los habrá obsesivos que lo revisarán cada mañana; sistemáticos, que lo revisarán cada mes; o tranquilos que lo harán una vez al año. Cada emprendedor es la persona más adecuada para decidir qué hacer con su negocio. Después de todo, ser emprendedor consiste en eso: en tomar tus propias decisiones.

 

horizontal rule

MEGACONSULTING ASESORES, S.L. 
Aviso legal y política de privacidad - Revisado : 13 de marzo de 2007.