LOS PAPELES DE TRABAJO

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1.- CONCEPTO

Documentos preparados por un auditor que le permiten tener informaciones y pruebas de la auditoría efectuada, así como las decisiones tomadas para formar su opinión. Su misión es ayudar en la planificación y realización de la auditoría y en la supervisión y revisión de la misma y suministrar evidencias del trabajo llevado a cabo para argumentar su opinión.

Han de ser completos y detallados para que un auditor normal experto y sin haber visto dicha auditoría, sea capaz de averiguar a través de ellos para soportar las conclusiones obtenidas. Deben estar redactados de forma que la información que contengan sea clara e inteligible. Deberán facilitar de un vistazo una rápida evaluación del trabajo realizado.

Es el registro material que conserva el auditor del trabajo realizado, incluyendo los procedimientos empleados, pruebas realizadas, información obtenida.

Debe realizarse en el momento de realizar el trabajo. son propiedad única del auditor que los tiene que custodiar y guardar su confidencialidad. Los enseña a los jueces que lo demande y ante el ICAC.

Cada sociedad de auditores tienen su forma igual de trabajar y de presentar los papeles, aunque no sea una forma estándar.

 

2.- CONTENIDO MÍNIMO DE LOS PAPELES

1º Evidencia que los estados contables y demás información, sobre los que va a opinar el trabajador, están de acuerdo con los registros de la empresa.

2º Relación de los pasivos y activos, demostrando de cómo tiene el auditor evidencia de su existencia física y valoración.

3º Análisis de las cifras de ingresos y gastos que componen la cuenta de resultados.

4º Prueba de que el trabajo fue bien ejecutado, supervisado, revisado.

5º Forma el sistema de control interno que ha llevado el auditor y el grado de confianza de ese sistema y cuál es el alcance realizado para revisar las pruebas sustantivas.

6º Detalle de las definiciones o desviaciones en el sistema de control interno y conclusiones a las que llega.

7º Detalle de las contrariedades en el trabajo y soluciones a las mismas.

PROCEDIMIENTO PARA PREPARAR LOS PAPELES

- cliente y ejercicio a revisar

- fecha

- nombre y apellidos del sujeto

- objeto de los mismos

- cuando el auditor utilice marca o símbolo tiene que explicar su significado

NO DEBEN CONTENER:

- no ser copia de la contabilidad de la empresa

- no ser copia de los estados financieros

- no ser copia de la auditoría del año pasado

PREGUNTAS SOBRE LOS PAPELES

- ¿La información que contienen los papeles es necesaria para auditoría?

- ¿se puede presentar esta información de forma mejor?

- ¿debe darse algún dato más para su comprensión?

ARCHIVOS DE AUDITORÍA

El auditor tiene la obligación de conservar la información de cada auditoría en dos grupos o archivos complementarios (nunca sustitutivos).

a) ARCHIVO PERMANENTE.- Se guardará la información

b) ARCHIVO AUDITORÍA EN CURSO.- Para cada auditoría se abre uno, cuando acaba la auditoría se verán los aspectos que tienen aspecto permanente y se pasará a otra carpeta o archivo.

CONTENIDO ARCHIVO PERMANENTE

Facilita a los auditores información básica sobre clientes, para comprender con mayor facilidad su sistema y están en condiciones de hacer referencia a documentos relevantes, año a año.

Es conveniente que INCLUYA:

1º Escritura de sociedad y estatuto

2º Acuerdos del consejo importantes

3º Detalle de las escrituras de titularidad

4º direcciones de la sede social, fábricas, filiales, etc.

5º fax, teléfono, etc.

6º copia organigrama de la empresa

7º Explicación de los procedimientos contables de la escritura y formularios que utiliza

8º dónde están los registros contables y persona responsable de los mismos

9º Nombre y apellidos de las personas autorizadas para aprobar pagos, etc.

10º Firma con autoridad en los bancos

11º cuestionario de control interno pasado a la empresa

12º deficiencias encontrados

13º entrevista con la empresa y pequeños detalles

CONTENIDO ARCHIVOS EN CURSO

1º Deben ofrecer constancia del trabajo realizado

2º Debe permitir a cualquier persona (auditor) que los revise, llegar al convencimiento de que se han hecho todas las pruebas necesarias para sustentar la opinión de esa auditoría.

CONTENIDO

1º correspondencia y notas marginales que s mantienen con la dirección

2º certificados recibidos de verificaciones de activos

3º calendario de trabajo maestro, cálculo horario, etc.

4º extracto de actas del consejo que hacen referencias a esa auditoría

5º pruebas de verificación de saldos de balances y cuentas anuales

6º asuntos pendientes que nos han quedado pendiente y el porqué.

MUESTREO ESTADÍSTICO

Las formas de obtener evidencias es a través de muestreo estadístico o mediante juicio del auditor (subjetivo).

Las técnica para obtener evidencia no pueden aplicarse al total de los registros contables, por tanto, el auditor trabaja sobre una muestra y la conclusión la extrapola a todos los registros, activos y datos.

El auditor selecciona una muestra representativa del total de los elementos que han de confirmarse. Esta muestra la puede elegir el auditor de dos formas:

a) En base al juicio subjetivo del auditor

b) Muestro estadístico

La diferencia entre las dos radica en que el muestreo estadístico le permite medir el riesgo inherente o inevitable de error debido al hecho de que examina la porción de los documentos y no el total, además puede ser controlado a un nivel deseable.

Las conclusiones que obtiene de la muestre el auditor, las aplica al total.

NOTA.- En la auditoría el criterio subjetivo del auditor tiene mucho valor añadido dentro del propio auditor.

El auditor para hacer esta selección, en base a su propio criterio subjetivo, ha de tener en cuenta varias cuestiones:

1º El alcance de las pruebas y amplitud de la muestra depende del control interno, de forma tal que si la muestra es débil, no tendré muy buena consideración, por lo que la muestra intentaré que sea grande.

2º Estas muestras que él diga, han de ser representativas.

3º Cada partida incluida en la muestra debe ser estudiada en profundidad

4º Los auditores basados en pruebas selectivas no necesariamente descubren los casos aislados de fraude.

Ahora bien, esos caso de fraude sistemático (de repartición), nos van a caer dentro de la muestra, y esto hay que tenerlo en cuenta.

5º La deducción de conclusiones basados en muestras, implican un grado de riesgo de forma tal que la conclusión a la que se llegó puede ser errónea si la muestra no es representativa, o si las partidas que integran esas partidas no son de naturaleza homogénea.

Lo que sí está claro es que esto es un método de trabajo menos costoso y por tanto muy utilizado.

MÉTODO SUBJETIVO

¿Quiénes son los auditores que usan el método subjetivo?.- Aquellos que tienen mucha experiencia en la auditoría y ya saben donde están los resultados repetitivos. En conclusión, el muestro sobre la base del juicio del auditor es el más conocido y tradicional

Para aplicarlo, el auditor determina el método de selección de la muestra y la amplitud de la misma sobre una base subjetivo y en condiciones arbitrarias. Completa el procedimiento evaluando subjetivamente los resultados de la muestra y sólo raras veces calcula la confiabilidad (riesgo) de la misma que está sumiendo él al aceptar los resultados.

EL MUESTREO ESTADÍSTICO

Constituye el mismo proceso general, pero incluye unos ciertos refinancimientos como son el que permite al auditor fijar exactamente el grado de riesgo de la muestra con exactitud y el grado de riesgo de aceptarla.

Nunca jamás, las técnicas de muestreo estadístico sustituirán el juicio personal del auditor, sólo son un añadido más que le da un cierto vigor científico.

Entre las VENTAJAS DEL MUESTREO ESTADÍSTICO, se pueden destacar:

1º RACIONALIZA EL INFORME, ya que cuantifica los juicios de valor expresados en el informe, sustituyendo la relatividad de las palabras por la rotundidad de las cifras.

2º MINIMIZA EL RIESGO Y EL COSTE DE AUDITORÍA, puesto que optimiza el nivel de confianza exigido con el tamaño de la muestra (mínimo capaz de satisfacerlo), dando lugar a un menor coste económico para el pagador de la auditoría.

3º OBJETIVIZA EL JUICIO DEL AUDITOR, ya que la expresión de la opinión del auditor ya no depende de la subjetividad de la experiencia del que la formula.

CONCEPTOS BÁSICOS ARA ELABORAR UN PLAN DE MUESTREO ESTADÍSTICO

Para elaborar un plan de muestreo estadístico, hay que definir una serie de conceptos básicos:

1º DEFINICIÓN DE LA POBLACIÓN.- Universo de objeto de observación, sobre este universo, el auditor tendrá que emitir juicios.

Esta población sujeta a observación par que pueda ser sometida a técnicas de muestreo, ha de reunir una serie de características:

a) La de estar definida y delimitada (hay que saber lo que pertenece o no pertenece a la población).

b) Ha de estar individualizada (tener definido el elemento de la población, albaranes, contratos, etc.). Elemento definido.- albarán, población.- todos los albaranes.

c) Ese elemento ha de estar localizable y poderlo encontrar por el auditor

d) Ha de estar definido su característica, por ejemplo, comprobar los albaranes de entrada o salida del almacén.- población.- albaranes, características.- firmas, valoración.- comprobar albarán por albarán todos los que llevan las firmas obligatorias.

2º DETERMINACIÓN DEL TAMAÑO DE LA MUESTRA.- Esa muestra elegida será el de un subconjunto dentro de un gran conjunto.

Las cualidades que han de cumplir ese subconjunto han de manifestarse en la población de igual forma:

a) Representatividad.- La muestra ha de ser una fotografía en pequeño de la población

b) Estabilidad.- Si eligiéramos varias muestras, el resultado ha de ser el mismo, según cojamos una u otra muestra.

c) Viabilidad- Que sea observable totalmente, es decir, que sus elementos sean de acceso para el auditor desde el punto de vista físico y del coste (que sean accesibles para el auditor y que sean de poco coste su accesibilidad).

3º FIJACIÓN DE UN ÍNDICE DE CONFIANZA.

Se entiende por nivel de confianza un % que indica la probabilidad de que las conclusiones extraídas mediante el examen de la muestra sean representativas de lo que efectivamente ocurre en el universo de la población.

Por ejemplo, un grado de seguridad del 95% indica que 95 de cada 100 veces que se extraiga una muestra, las características reales del universo de la población se encontraría dentro de lo señalado por el intervalo de confianza establecido en base a esa muestra.

4º FIJACIÓN DE UN NIVEL DE PRECISIÓN O MATERIALIDAD

La precisión se suele definir como el margen de tolerancia en el que se realiza una estimación.

Por ejemplo, podríamos definir con un cierto grado de seguridad que la cantidad de clientes que no aceptan los saldos a cobrar que le hemos enviado se encuentran en un 13% con una precisión del 1,4%, con lo cuál estamos indicando que le intervalo de confianza estaría entre:

(13% - 1,4%) = 11,6%

(13% + 1,4%) = 14,4%

Solución -> grado de confianza (11% o 14%)

PLAN DE AUDITORÍA

¿POR QUÉ PLANIFICAMOS LA AUDITORÍA?

1º Nos permitirá la realización de un examen de la información, correctamente y en un tiempo razonable.

2º Fija racionalmente el alcance con que vamos a aplicar los diferentes procedimientos de auditoría.

3º Identifica las áreas relevantes conflictivas

4º Valoración de las condiciones bajo las cuáles los datos contables se producen, procesan y acumulan

5º Evaluar la razonabilidad de las estimaciones efectuadas

6º Valorar la aplicación de los principios contables por parte de la sociedad

7º Hacer de entrada los niveles de importancia relativa con que vamos a trabajar

8º Identifica el riesgo de auditoría o probabilidad de error de cada componentes de las cuentas anuales.

9º Fijar el grado de fiabilidad con que el auditor puede atribuir a los sistemas de confiabilidad y control interno.

10º Fijar los trabajos y grado exacto de participación de los auditores internos en nuestra auditoría.

ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN

1º Contacto con el empresario y el negocio

2º Recabar información del sector del mercado al que pertenece la empresa

3º Revisión analítica. Una vez que el auditor conoce todo, tiene que elegir en qué aspecto del mismo tiene que hacer un mayor énfasis. El objetivo es identificar cualquier relación esporádica que pueda darnos indicios que hay cambios en las relaciones de la empresa.

4º Conocimiento del sistema de control interno. El auditor tiene que averiguar que la empresa tiene sistema de control interno par atener una idea del mismo por si le merece o no fiabilidad.

Lo averiguaré consultando con la empresa y además con los trabajadores.

5º Evolución específica del control interno. Una vez que el auditor detecta las áreas críticas y visto si tiene o no control interno, el auditor da un valor numérico al grado de confianza que le merece el control interno, pues este es lo que le dará el tamaño o alcance de las pruebas de auditoría.

6º Preparación del programa de auditoría. El programa tiene dos objetivos:

a) Coordinar procedimientos de auditoría

b) Registro material del trabajo del auditor.

Dentro de la misma empresa, el que repite auditoria en el ejercicio no repetirá programa.

VENTAJA DE LA PLANIFICACIÓN

1º Vía práctica para asegurar un orden en las tareas para evitar pérdidas de trabajo y repartir el trabajo en el equipo.

2º Para explicar el trabajo del equipo

3º Una buen planificación repercute en el coste de la auditoría, o sea si cobras menos, entonces será para el cliente más atractiva.

LA EVIDENCIA EN LA AUDITORÍA

En el proceso seguido por el auditor, hasta formar una opinión, el auditor asume el riesgo de no descubrir todos los errores posibles existentes, pero con la condición de que esos errores no sean importantes.

El auditor tiene muy claro que en todos los criterios que forman parte de las cuentas anuales son igual de importantes. Existen algunas cuya importancia es decisiva. El auditor tiene que orientar su atención ante hechos o circunstancias que representan un riesgo importante.

La emisión de una opinión favorable por parte del auditor supone que las cuentas anuales están en todos sus aspectos significativos libres de error (pero no al 100%). el auditor no tiene la obligación de examinar todos y cada uno de las transacciones del ejercicio, sólo le preocupará tener constancia de estas transacciones en cantidad suficiente y calidad adecuada, para formarse una base de juicio razonable en la que apoya su informe y comentarios, etc.

El auditor obtiene la evidencia mediante unas pruebas que realiza:

a) Pruebas de cumplimientos

b) Pruebas sustantivas

A) PRUEBAS DE CUMPLIMIENTOS

tienen por objeto obtener evidencia de que los procedimientos de control interno en los que el auditor basa su confianza, están siendo aplicados. Tiene que averiguar:

1º existe control o no

2º trabaja con eficacia o no

3º trabaja con continuidad o sólo cuando lo vigilo.

B) PRUEBAS SUSTANTIVAS

Tienen como cometido obtener evidencia de auditoría relacionado con la integridad, exactitud y validez de los saldos de los estados financieros auditados. Tipos de pruebas sustantivas:

1º Pruebas de transacciones y saldos

2º Técnicas de examen analíticos.

La inmensa mayoría de las pruebas procede de ir preguntando mucho. Son técnicas de sentido común:

1º se pregunta a la gente de dentro de la empresa

2º pregunta a personas o entes de fuera de la empresa pero relacionados con ella. Preferentemente se pregunta por escrito. Este escrito se envía a la oficina de los auditores.

Si la empresa no quiere que un cliente de su opinión entonces no podrán los auditores recabar informe del citado cliente.

PRUEBAS SOBRE REGISTROS, TRANSACCIONES Y SALDOS

antes de que el auditor verifique la validez y exactitud de los saldos, comprueba la fiabilidad de las transacciones registradas.

En la mayoría de los casos la verificación de estos registros y transacciones se lleva a cabo mediante pruebas de cumplimiento, es decir, pruebas encaminadas a comprobar el control interno. Si éste funcionaba cuando se realizaron las transacciones me podré fiar.

Cuando se realizan pruebas de cumplimiento del sistema se están dando validez a una parte de los saldos finales y por tanto estamos aplicando pruebas sustantivas a dichos saldos.

Las pruebas sobre saldos finales aseguran que los importes de estos saldos son válidos. Por ejemplo, si la empresa dice que tiene 2,6 millones en inmovilizado, habrá que comprobarlo.

Hay que revisar los detalles, las facturas, rappels, etc., ver las tachaduras de las facturas y comprobar por qué. comprobar las amortizaciones, las provisiones, etc.

MÉTODOS DE OBTENER EVIDENCIA

1º INSPECCIÓN.

Revisión de la coherencia y concordancia de los registros contables así como con el examen de documentos, activos tangibles.

Proporciona diferentes grados de evidencias según naturaleza de la fuente o efectividad de los controles internos.

Hay tres categorías más importantes:

a) Evidencia documental generada fuera de la empresa y mantenida fuera de ella.

b) Evidencia documental generada por terceras personas pero en poder de la empresa (puede ser manipulada, por ejemplo la factura de un proveedor)

c) Evidencia de documentos generados dentro y mantenido dentro de la empresa.

2º OBSERVACIÓN

Ver cómo se ejecuta un procedimiento por un operario de la empresa

3º PREGUNTAS

Sobre hechos o casas, de forma verbal o por escrito y las repuestas suelen corroborar evidencias o informes que no tenía el auditor o aclarar la información errónea.

4º CONFIRMACIONES

Confirmación de la información que tiene el auditor. Cualquier duda del auditor pide a la empresa que se le confirme por escrito.

TÉCNICAS DE EXAMEN ANALÍTICO

Estas pruebas son una comparación de los importes que el auditor saca con las expectativas de esas mismas cantidades.

CONCLUSIÓN

La evidencia que el auditor obtenga le permitirá decir si los activos y pasivos de la empresa existe a una fecha determinada. si las transacciones tuvieron lugar de la empresa existe de verdad en el momento registrado en la contabilidad, si no hay activos, pasivos o transacciones que tuvieron lugar y no están registrados o viceversa. Si tenemos una máquina que no es nuestra, si los activos o pasivos están registrados por un valor correcto, si tanto los ingresos como los gastos han sido registrados por su valor correcto y corresponden a la fecha.

FUENTES PARA OBTENER LA EVIDENCIA

EVIDENCIA INTERNA

Está en poder de la empresa, es física y documental. La evidencia documental es más segura que la física. Consiste en respaldo mediante documento de información de que disponemos.

EVIDENCIA EXTERNA

Procede de fuera de la empresa y se transmite al auditor sin pasar por la empresa.

FACTORES QUE DELIMITAN EL NIVEL DE EVIDENCIA A OBTENER

CANTIDAD Y CALIDAD DE LA EVIDENCIA

Es imposible en cualquier auditoría llegar a la certeza absoluta, sin embargo, dentro de la formación de juicio de una persona, existirá grado de seguridad en el cuál puede afirmar los hechos con plena confianza de que no está haciendo una afirmación arriesgada. El resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría debe suministrar a juicio del auditor ese grado de evidencia.

Decimos que la evidencia será suficiente cuando ya sea por los resultados de las pruebas o concurrencia de varias pruebas, se ha obtenido evidencia con la cantidad indispensable para que el auditor llegue a la conclusión de que los hechos que trata de probar y cuya conclusión están juzgando han quedado satisfactoriamente comprobados.

Es adecuando cuando se refiere a hechos o criterios que tienen relevancia cualitativa dentro de lo examinado y las pruebas realizadas son válidas y apropiadas.

Hay que tener presente que los estados financiero presentan un reflejo razonable de la situación y resultados de la empresa y de sus operaciones. Panorama que ha de ser suficiente para dar a los interesados la información que necesita como base para tomar sus decisiones pero que por ningún motivo es una visión descriptiva y detallada de todos los dementes que forman el patrimonio de la empresa y resultados de sus operaciones.

Por tanto, el auditor n pretende nunca obtener toda la evidencia existente, sólo la que a su opinión cumple con los objetivos de su examen. Para medir la cantidad necesaria de evidencia, el auditor considerará la importancia relativa de las pruebas que componen los distintos epígrafes de las cuentas anuales y el riesgo probable de error en que incurre al decidir no incluir determinados hechos económicos.

Podemos decir que el juicio del auditor con respecto a lo que constituye una cantidad suficiente de evidencia se ve afectado por las facturas:

a) riesgo de errores en las cuentas, a su vez este riesgo se ve afectado por la verdadera transacción, naturaleza del negocio y la industria y mercado en el que opera, al que la dirección tome políticas arriesgadas por el negocio, etc.

b) Importancia relativa de la partida analizada en relación con el conjunto de las cuentas

c) Experiencia del auditor de haberse hecho auditorías en otras ejercicios.

d) El que aplicando procedimientos en otras zonas se descubran fraudes o errores.

e) Calidad de la información

f) Confianza que el auditor le merece el equipo de dirección y los responsables de la contabilidad y además los empleados.

El auditor tendrá que utilizar procedimientos alternativos para obtener evidencia. el factor coste puede impedir obtener una forma ideal de evidencia y sustituirlo por otra forma de obtener evidencia de menos calidad pero mejor.

Los dos factores que limitan el nivel de evidencia a obtener son:

a) La importancia relativa de las partidas que integran las cuentas anuales

b) el riesgo de error que puede incurrir el auditor al no comprobarlo todo.

 

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